Pourquoi et comment faire appel à un assistant virtuel ?

Chaque entrepreneur individuel le sait, il perd du temps à des tâches chronophages. Cela l’empêche de développer son entreprise car il ne peut se consacrer au développement à cause de choses à faire contraignantes. Cela peut être du travail administratif, la rédaction de textes simples, faire des slides de présentation ou la recherche d’un hôtel dans le cas de déplacement.

Chacun sait que le coût du travail rend l’embauche d’un ou une secrétaire hasardeux. La solution peut donc être d’embaucher un assistant virtuel. C’est Tim Feriss, dans son best seller : La semaine de 4 heures qui a popularisé cette fonction auprès du plus grand nombre.

Voyons comment cela fonctionne ? Êtes-vous fait pour engager un assistant virtuel ?

Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel est une personne qui fournit des services de soutien à des indépendants ou des entreprises à partir d’un endroit éloigné. La capacité de travailler virtuellement en raison des améliorations technologiques a permis l’émergence d’assistant virtuels dans de nombreux pays émergents. Le travail à distance est une réalité tant pour le recours à un assistant virtuel que pour ceux qui veulent tenter l’expérience de devenir “Digital Nomade”.

Pourquoi engager un assistant virtuel ?

Arriver à un certain stade de croissance de votre activité, vous ne pouvez plus tout gérer seul. Même si vous cessez de dormir, il n’y a pas assez d’heures par jour et par nuit pour que vous puissiez faire tout ce qui est nécessaire à la croissance de votre entreprise. En essayant de tout faire, vous finirez par négliger l’essentiel. Si votre objectif est de bâtir une entreprise prospère, vous devrez embaucher des gens. Un assistant virtuel est un excellent premier employé pour votre entreprise.

Voici une liste d’avantages d’avoir recours à un assistant virtuel :

• Vous prenez un risque minime. Si l’assistant virtuel ne convient pas, pas de préavis à donner, pas de risque qu’il se déclare malade, …
• Vous n’avez pas à faire des démarches administratives : inscriptions diverses, règlement de travail, frais de secrétariat social, bilan social, …
• Vous testez vos qualité managériale : êtes vous compétent pour la délégation de tâches et la gestion des personnes ? Il est complexe de donner des consignes claires afin que votre employé ou assistant virtuel comprenne ce que vous attendez de lui. La délégation des tâches, y compris la formation et la formulation d’instructions appropriées.

Qu’est-ce que vous sous-traitez à un AV ?

Il est évident que c’est du travail qui ne doit pas requérir la présence physique. Cela laisse les possibilités assez nombreuses. Voyons par type de tâches :

Tâches administratives :

• la rédaction de courrier
• le classement de mails
• le tri de fichiers,
• la traduction de textes,
• la prise de rendez-vous par mail
• …

Tâches marketing :

• la rédaction d’articles de blog
• la gestion de comptes sur les réseaux sociaux
• du netlinking simples pour le SEO
• création de slides de présentation
• la recherche d’images
• …

Quand devriez-vous embaucher un assistant virtuel ?

La vie d’un entrepreneur débutant est telle qu’il a souvent du temps. Ce temps est consacré à la recherche de clients. Après un certain moment, les choses s’inversent et les clients sont plus nombreux. Il faut alors effectuer le travail pour les clients mais aussi gérer l’administratif et les tâches redondantes dénuées d’intérêt. Vous devriez embaucher avant d’être submergé par votre charge de travail. Nous avons vu que définir des procédures et donner des consignes est complexe.  Ce n’est pas quand vous serez submergé que vous aurez le temps d’apprendre à gérer du personnel à distance.

Comment trouver un assistant virtuel ?

Une recherche en ligne vous permettra de trouver des sites où vous pourrez rencontrer choisir parmi divers assistants virtuels. Vous avez par exemple 5euros.com qui est populaire dans le monde francophone. Vous avez de nombreuses personnes  qui peuvent trouver du travail via cette plateforme.

Une recherche sur Assistant virtuel affiche rapidement de nombreux profils :

A vous de faire une sélection. Voici quelques critères à prendre en compte :

• La rédaction de l’annonce placée : si c’est émaillé de fautes et que vous devez faire rédiger des textes, laissez tomber !
• Les feedbacks d’autres utilisateurs : bien que chacun doive débuter et commencer avec aucun feedback, c’est plus rassurant de voir les évaluations positives. Prenez la peine de les lire, elles sont parfois utiles.
• Les images, l’image de profil et l’image du travail proposé : un profil sans note, sans images et avec des fautes et évidemment à fuir.

Combien coûte un assistant virtuel ?

Ne soyez pas exigeant sur le prix. Pensez qu’une personne doit vivre correctement avec la rémunération qu’elle va obtenir. Faites néanmoins attention, car certains sont excessifs. Vous pouvez trouver un AV pour moins de 40€ la journée de travail.

Vous pouvez aussi payer à la tâche. Pour ce faire, pendant quelques semaines, notez le temps que vous consacrez à chaque tâche. Ensuite, faites une moyenne pour chaque tâche. Ensuite, dressez une liste des tâches les plus longues. Faites de votre mieux pour être aussi précis que possible en incluant les outils, applications et logiciels que vous prévoyez de faire utiliser.

Pensez que votre assistant virtuel sera moins rapide que vous, car il aura une phase d’apprentissage. Facilitez lui la vie en faisant des screencasts pour les choses les plus techniques à réaliser, par exemple l’usage d’un logiciel.

Travaillez dans la durée avec votre assistant virtuel

Recherchez un assistant virtuel pour chaque tâche n’est pas rentable. Essayez d’établir une relation de confiance avec votre assistant virtuel et de travailler avec lui dans la durée. Ce sera une relation gagnant-gagnant.

Conseils de prudence

Attention quand vous accordez  des accès !

Vous devriez réfléchir longuement et sérieusement à la personne à qui vous donnerez accès à certaines données de votre entreprise, en particulier financières. Vous engagez une équipe virtuelle pour vous aider à alléger votre charge de travail et à augmenter l’échelle de votre entreprise, mais cela peut se retourner contre vous s’ils font une erreur ou une malversation. L’envoi d’un mauvais message à un client potentiel ou actuel peut affecter votre relation avec lui.

Avant d’embaucher votre première assistante virtuelle ou d’en embaucher d’autres, décomposez les différentes parties de votre entreprise. Prévoyez un email spécifique qui ne donnera pas accès à des informations importantes. C’est d’autant plus indispensable avec le RGPD. Assurez-vous de bien comprendre ce à quoi vous donnerez accès à votre assistante virtuelle et ce à quoi vous devriez lui donner accès. Vous ne devriez laisser personne avoir accès à trop d’informations de votre entreprise.